Cand cineva incepe sa caute un loc pentru un eveniment, primele lucruri la care se uita sunt fotografiile. E firesc si e si cel mai inselator criteriu dintre toate, pentru ca orice sala arata bine intr-o poza facuta cu lumina potrivita si cu mesele aranjate dinainte.
Un salon evenimente lux se judeca mult mai bine dupa lucruri care nu apar in fotografii. Cati oameni incap confortabil, cat de usor se ajunge acolo, unde isi lasa invitatii masina si pana la ce ora se poate tine petrecerea fara discutii.
Lista de criterii pare lunga la inceput si se scurteaza repede dupa primele doua vizite. Majoritatea oamenilor descopera pe teren ca doua sau trei lucruri conteaza mai mult decat toate celelalte la un loc.
Distanta si drumul invitatilor
Primul criteriu care elimina variante e distanta. O locatie frumoasa la patruzeci de minute de oras pare acceptabila cand o alegi, dar devine un subiect de discutie pentru fiecare invitat care trebuie sa conduca seara inapoi.
Cand se cauta o locatie nunta, merita facut un calcul simplu: de unde vin cei mai multi invitati si cat le ia drumul. Daca cei mai multi stau intr-un oras si locatia e in cu totul alta parte, costul transportului si al cazarii cade tot pe organizatori.
Parcarea e cealalta jumatate a aceleiasi probleme. Un loc fara spatiu suficient pentru masini transforma primele treizeci de minute ale evenimentului intr-o cautare prin zona, iar invitatii ajung deja enervati, inainte sa intre pe usa.
Cerintele unui eveniment de firma
Cand e vorba de o petrecere organizata de o companie, criteriile se schimba aproape complet. Aspectul conteaza mai putin, iar partea tehnica si organizarea trec pe primul loc, pentru ca de ele depinde daca programul poate fi tinut asa cum a fost gandit.
Pentru evenimente corporate conteaza daca exista proiector si ecran, daca sonorizarea permite vorbitul in fata unui grup si daca se poate amenaja o zona de discutii separata de cea de masa, unde oamenii sa poata sta de vorba.
Programul difera si el. O petrecere de firma incepe de obicei mai devreme si se incheie mai devreme, iar o sala obisnuita cu evenimente care tin pana dimineata trebuie sa fie dispusa sa lucreze si in formatul asta, fara sa faca probleme.
Bugetul si ce intra in el
Discutia despre bani se poarta cel mai bine devreme, nu dupa ce toata lumea s-a atasat de un loc. Diferenta dintre doua oferte vine rareori din pretul de baza si aproape intotdeauna din ce e inclus si ce se plateste separat.
Ce merita lamurit din prima discutie, inainte de orice comparatie intre doua locatii aflate pe lista scurta, se reduce la cateva lucruri foarte concrete:
- ce intra in pretul pe persoana si ce nu
- daca exista o suma minima garantata
- cat costa prelungirea peste ora stabilita
- ce se plateste pentru decor si pentru montaj
- daca se pot aduce furnizori proprii si in ce conditii
Ultimul punct provoaca cele mai multe neintelegeri dintre toate. Unele locatii lucreaza doar cu furnizorii lor, altele accepta orice, iar cateva accepta cu o taxa suplimentara care nu e mentionata nicaieri daca nu intreaba cineva direct.
Pasii pana la rezervare
Intre prima cautare si semnarea unui contract trec de obicei cateva saptamani. In perioada asta se viziteaza doua sau trei locuri, se cer oferte si se discuta in familie sau cu echipa, iar decizia se ia rareori dupa prima vizita.
Ordinea care functioneaza pentru majoritatea oamenilor, fara sa se piarda timp cu vizite la locatii care oricum nu se potrivesc, arata cam asa de fiecare data:
- se stabileste numarul aproximativ de invitati
- se aleg doua sau trei date posibile
- se cer oferte si se verifica disponibilitatea
- se viziteaza doar locatiile care raman in discutie
- se citeste contractul inainte de a plati avansul
Ultimul pas se sare cel mai des, din entuziasm. Contractul contine de obicei exact lucrurile care provoaca discutii mai tarziu: conditiile de anulare, ora limita si ce se intampla daca numarul de invitati se schimba.
Detaliile verificate la fata locului
Vizita la locatie e momentul in care se pot verifica lucrurile care nu apar nicaieri scrise. Cel mai bine se face in zilele apropiate de cele in care va avea loc evenimentul, la aceeasi ora, ca lumina si zgomotul sa fie comparabile.
Merita vazute si zonele la care nu se uita nimeni: grupurile sanitare, intrarea pentru furnizori, bucataria daca e vizibila si locul in care se pune muzica. Sunt detalii care nu se fotografiaza niciodata si care se simt toata seara.
La fel si acustica. O sala cu tavan inalt si suprafete dure poate deveni foarte zgomotoasa cand se umple, iar invitatii ajung sa strige unii la altii peste masa, fara ca nimeni sa fi anticipat asta la vizita pe gol.
Decizia finala intre doua variante
Aproape intotdeauna se ajunge la doua locatii intre care trebuie ales, iar in momentul acela diferentele mari s-au epuizat deja. Ce ramane sunt detalii, impresii si felul in care a decurs discutia cu fiecare dintre ele.
Criteriul care functioneaza cel mai bine la final e cat de clar a raspuns fiecare la intrebari. Un loc unde totul se lamureste repede si in scris se va purta de obicei la fel si in ziua evenimentului, cand apar lucruri neprevazute.
Oricare ar fi alegerea, merita scris undeva ce s-a stabilit, chiar si intr-un mail scurt. Peste sase luni nimeni nu mai tine minte exact ce s-a discutat la vizita, iar un rand trimis atunci rezolva orice neintelegere.
